Wirtualne biuro – wady i zalety
Od dłuższego już czasu korzystam w codziennej pracy z usług wirtualnego biura. Pamiętając zainteresowanie, jakim cieszył się krótki cykl tekstów o pracy w domu, postanowiłem podzielić się zebranymi doświadczeniami, by każdy, kto popadł w szczęście lub nieszczęście tego rodzaju samozatrudnienia, mógł wyrobić sobie opinię. Wirtualne biuro to oczywiście realnie istniejąca, zewnętrzna firma, która udostępnia nam adres do rejestracji firmy i do korespondencji. Może też świadczyć więcej usług, np. obsługiwać telefony i faksy czy udostępniać pomieszczenia biurowe, ilekroć ich potrzebujemy. Jak to wygląda w praktyce?
Zalety i wady wirtualnego biura
fot. christor / sxc.hu
Zacznę od zalet:
1. Adres do rejestracji firmy i korespondencji
Wielkie ułatwienie dla każdego, kto pracuje u siebie w domu, przy komputerze, a z klientami i współpracownikami lub podwładnymi komunikuje się on-line lub telefonicznie. Ułatwienie, bo:
– prywatny adres przedsiębiorcy jest adresem prywatnym i nie ma ryzyka, że np. nocką ciemną do drzwi załomoce podchmielony „klejent” z niewyraźnym „bo ja tu, pszszszszpana, z ten, no, eeee… O, reklamamacją!”
– adres można sobie wybrać, wybierając biuro. Kto chce, może mieć nawet adres „prestiżowy”, ale każda ul. Jakaśtam 5 wygląda lepiej jako adres firmy niż Osiedlowa 5 m. 24.
2. Obsługa korespondencji: oszczędność czasu
Mimo, że coraz więcej dokumentów krąży w wersji elektronicznej, „papiery” wciąż jeszcze są w obiegu. Wirtualne biuro uwalnia użytkownika od konieczności odbierania przesyłek poleconych na poczcie, a więc oszczędza jego czas i nerwy. W praktyce wygląda to tak, przynajmniej u mnie, że ilekroć do biura przyjdzie jakakolwiek przesyłka, zostaje tam otwarta, zeskanowana, a link do pliku .zip, umieszczonego w moim panelu klienta, otrzymuję natychmiast e-mailem. Raz w miesiącu, w ustalonym terminie, całość poczty zostaje spakowana i wysłana do mnie na wskazany adres.
3. W razie potrzeby – biuro staje się realne
Ilekroć muszę się spotkać ze współpracownikami, kontrahentami czy klientami, mogę w „moim” wirtualnym biurze wynająć, za niewielkie pieniądze, odpowiednio wyposażone pomieszczenie na godziny. Miejsce, kawa i święty spokój gwarantowane, koszt prawie żaden – przynajmniej w porównaniu z wynajmowaniem realnego biura na stałe.
O obsłudze telefonów i faksów nie wspomnę, bo nie korzystam, choć temat powróci nieco poniżej. Czas bowiem na spostrzeżone wady tego rozwiązania.
1. Trochę to kosztuje
Trudno o tym nie wspomnieć. Podstawowa opcja, czyli adres + korespondencja może kosztować w granicach stu złotych miesięcznie, ale przy opłacie za rok z góry. Z reguły abonamenty miesięczne czy kwartalne są znacznie droższe. Oczywiście w porównaniu z prawdziwym wynajmem jest to koszt niewielki, ale może sprawić pewien kłopot komuś, kto startuje „od zera”, zwłaszcza, gdy na klientów i intratne zlecenia musi sobie najpierw zapracować. Trzeba więc wyłożyć najmarniej trochę ponad tysiąc złotych. Uważam jednak, że święty spokój w domu jest tego wart.
2. Niektóre drobne sprawy mogą się przeciągać
O ile większość „papierów” to takie, które wystarczy zobaczyć, by zareagować, a więc skan wystarczy w zupełności, to w przypadku biurokratycznych reliktów takich jak np. nota korygująca, powstaje pewien problem, bo oryginał dotrze dopiero na początku następnego miesiąca. Podpisanie i odesłanie takiej noty może się więc znacznie przeciągnąć w czasie. Oczywiście można zadzwonić i wysłać maila z dyspozycją, żeby taki dokument przesłano nam ekstra, na cito, ale to kosztuje ekstra, więc niekoniecznie warto. Ponadto jeśli ktoś potrzebuje swoich faktur tradycyjnych już na pierwsze dni kolejnego miesiąca, może mieć problem: poczta nawet w obrębie jednego dużego miasta potrzebuje sporo czasu, by je dostarczyć. Można też odebrać pocztę w wirtualnym biurze osobiście.
3. Drobne niedogodności podatkowe: telefon, faks, internet
Może się zdarzyć, że urząd skarbowy, aby uznać nasze faktury za łącze internetowe i telefon, będzie wymagał, by fizycznie działały one pod adresem firmy, a więc w wirtualnym biurze. Innymi słowy: może być tak, że opłat za linie firmowe, funkcjonujące de facto u nas w domu, nie da się wliczyć w koszty. Piszę o tym dość ostrożnie – rozwiązania są tu różne, zalecam konsultację z księgowym lub doradcą podatkowym (najczęściej na jedno wychodzi).
Tak to z grubsza wygląda. Jeśli o mnie chodzi, jestem w sumie bardzo zadowolony i na pewno z wirtualnego biura będę korzystał przez kolejne lata.
